Bli kvitt tidstyvene på jobb

Slik får du en bedre arbeidshverdag. Foto: GettyImages
Slik får du en bedre arbeidshverdag. Foto: GettyImages

Visste du at hjernen bare makter syv oppgaver av gangen?

– Du kaster bort tre kvarter på jobb hver dag, sier Maalfrid Brath til Kvinneguiden.

En undersøkelse utført av Manpower Group viser at 44 minutter av arbeidsdagen forsvinner til tidstyver.

Dette utgjør ti prosent av arbeidsdagen i ren og skjær ineffektivitet.

Men fortvil ikke. Det finnes håp. Første skritt er å finne ut av hva det er som stjeler tiden din. For selv om du ikke kan styre tiden kan du styre valgene du selv tar.

Undersøkelsen omfatter 4.980 nordmenn som svarte på et spørreskjema. Blant de som som svarte var 2.571 ansatte, 1.543 arbeidssøkende, 146 selvstendig næringsdrivende og 720 studerende. Svarene viser at noen av de største tidstyvene er

Undersøkelsen viser også at motivasjonen er høyere på arbeidsplasser der kollegaene kommuniserer godt.

Les også: – Det må være helt greit at det går 24 timer før man svarer

Bli effektiv på jobb

Danske Michael Kongsted er en av forfatterne bak boka Orden i kaos. Han er enig i at god og riktig kommunikasjon er viktig for å få mest mulig ut av arbeidsdagen.

Michael Kongsted, en av forfatterne bak boka «Orden i kaos» og CEO i PEPworldwide, sier til kvinneguiden at avbrytelser er det som hemmer en effektiv arbeidsdag i størst grad. Foto: privat
Michael Kongsted, en av forfatterne bak boka «Orden i kaos» og CEO i PEPworldwide, sier til kvinneguiden at avbrytelser er det som hemmer en effektiv arbeidsdag i størst grad. Foto: privat

– Ofte kan folk tildeles oppgaver som mangler tilstrekkelig informasjon til å bli gjort riktig. Oppdragsgiveren sikrer seg ikke at vedkommende har forstått hva han eller hun skal gjøre, sier han til Kvinneguiden.

Kongsted er CEO for PEPworldwide i Skandinavia, og har siden 1991 undervist mer enn 7000 personer i hvordan det er mulig å øke ansattes produktivitet, effektivitet og arbeidsglede. I «Orden i kaos» forklarer han hvordan du skal få orden på arbeidsdagen og unngå stress.

Han påpeker at det ofte bare tar fem minutter å gi rett informasjon for å sikre at oppgaven blir forstått, men at vi ofte mener at vi ikke har de minuttene til overs.

– Forestill deg hvor mye tid og energi som blir spilt ved å ikke ha tid i første omgang.

Les også: – En av tre mener det drikkes for mye i arbeidslivet

En mer effektiv hverdag

Maalfrid Brath, konserndirektør i Manpower Group og statsautorisert revisor fra Norges Handelshøyskole i Bergen understreker hvor viktig det er å ha gode systemer på plass.

– Eksempelvis at ansatte ikke bruker tid på å lete etter administrative ting på jobb, som skjemaer, sier Brath til Kvinneguiden.

Konserndirektør i Manpower Group, Maalfrid Brath, mener at god kommunikasjon og effektivitet hører sammen. Foto: Privat
Konserndirektør i Manpower Group, Maalfrid Brath, mener at god kommunikasjon og effektivitet hører sammen. Foto: Privat

En god gammeldags opprydning er også på sin plass. Sørg for at arbeidsplassen din er ryddig og fjern det som distraherer deg. Det kan for eksempel være lurt å sette familiebilder og andre personlige gjenstander bak deg, slik at du bare ser de når du faktisk ønsker å ta pauser. Skrivebordet ditt bør være så tomt som mulig, og de enste synlige dokumentene bør være de du faktisk skal jobbe med i dag. Alt annet kan du sette i en dokumentsamler bak deg.

Brath påpeker at effektiv jobbing handler om å ha struktur i hverdagen. For å oppnå det kan det være lurt å legge en plan på begynnelsen av dagen.

– Dersom du legger en god plan om hva du skal bruke tiden på, gir dette ofte en mer strukturert hverdag.

Kongsted understreker viktigheten i å unnagjøre småoppgaver med en gang du får dem. Dersom du over tid legger slikt til side, ender du opp med en mengde småoppgaver som kan virke svært demotiverende å begynne på.

– Manglende overblikk og kontroll er en vesentlig årsak til at vi mennesker blir stressa. Hjernen vår makter kun syv oppgaver av gangen. Hjerneforskere kaller det for «det magiske 7 tall».

Dette vil si at jo flere oppgaver vi foretar oss samtidig utover dette magiske 7 tallet, jo mer energi bruker vi på å bevare overblikket og kontrollen. Det er også viktig å huske å blokke ut tid i kalenderen til større prosjekter, og det du faktisk ønsker å jobbe med, så ikke hver dag drukner i de små forefallende oppgavene.

Les også: Disse bedriftene har best og verst omdømme i Norge

(Saken fortsetter under)

Mobiltelefonen kan være en grådig tidstyv - i snitt sjekker vi mobilen 150 ganger om dagen. Foto: Colourbox
Mobiltelefonen kan være en grådig tidstyv - i snitt sjekker vi mobilen 150 ganger om dagen. Foto: Colourbox

Avbrytelse er en tidstyv-versting

Både undersøkelsen og Kongsted trekker frem avbrytelser på jobb som en versting blant tidstyvene.

– Avbrytelser, eller som jeg tidvis kaller det: «vår misforståtte tilgjengelighet» er veldig belastende for produktivitet. Det koster tid og energi å bli avbrutt hvert 5.-10. minutt. Det kan faktisk ta opp til 20 minutter å komme tilbake på sporet igjen – om du i det hele tatt klarer det, sier Kongsted.

Lista over potensielle avbrytelser er mange: telefonen som ringer eller piper, mail som popper opp, kollegaer som vil slå av en prat om vær og vind. Brath mener at alle kan kjenne seg igjen i avbrytelser i arbeider, inkludert toppledere som henne.

– Det er mange som vil drøfte ting med meg, og det er mange store og små beslutninger som skal tas i løpet av en arbeidshverdag, påpeker hun.

Dersom du føler at du ofte blir avbrutt av kolleger, er en løsning å ta det opp på et fellesmøte. Spør om andre føler det på samme måte.

Les også: Trodde du multitasking var lurt?

Epost som tidstyv

Et annet lurt knep er å skru av e-postvarselet på både telefon og PC. Utviklingen av epost og internettkultur har ført til at alle regner med at alle er tilgjengelige hele tiden. En undersøkelse utført av professor Tor Wallin Andreassen ved Norges Handelshøyskole viser at vi i snitt sjekker mobilen 150 ganger om dagen.

Selv om det er fordeler å kunne nå ut til mange på svært kort tid, så kan det også føre til flere avbrytelser og mer stress. Mange som mottar eposter i løpet av arbeidsdag klarer ikke vente med å åpne og besvare dem.

Får du mange nok eposter, fører dette til en liten flom av avbrytelser i løpet av en dag.

Det kan derfor lønne seg å droppe varselet og heller sette av et fast tidspunkt i løpet av dagen til å lese og svare eposter.

(Saken fortsetter under)

I et åpent kontorlandskap er det mange potensielle tidstyver i form av kolleger. Bruk hodetelefoner til å signalisere at du ikke vil bli forstyrret. Foto: Colourbox
I et åpent kontorlandskap er det mange potensielle tidstyver i form av kolleger. Bruk hodetelefoner til å signalisere at du ikke vil bli forstyrret. Foto: Colourbox

Kongsted mener at epost er et godt verktøy så lenge du vet hvordan du effektivt bruker det:

– En oppgave skal ikke være særlig kompleks før det lønner seg å skrive en mail med følgende ordlyd: «Jeg har en problemstilling som jeg gjerne vil diskutere med deg - ansikt til ansikt», påpeker han.

Les også: Sykdom og skader på jobb koster Norge 30 milliarder årlig

Ikke forstyrr

Brath mener at epost kan være en tidstyv hvis mengden er enorm. Både det å sende en epost til mange mottakere og ha mange i kopifeltet kan være tidstyver.

– Jeg synes vi skylder mottakeren å tenke over om eposten vi sender virkelig er relevant for vedkommende.

Et annet grep som fungerer er å la døra til kontoret stå åpent største parten av dagen, men innføre en regel om at dersom den er lukket sitter du konsentrert og vil ikke bli avbrutt. Sitter du i åpent kontorlandskap kan du gå til innkjøp av støyreduserende hodetelefoner og gjøre det klart for kollegaer at du er tilgjengelig for en prat når som helst, unntatt når du har på disse. Bruk slike signaler bevisst for å skjerme tiden din mot konstante avbrytelser.

Brath understreker at mange tidstyver på jobb er et produkt av hvordan vi samarbeider, hvordan vi organiserer oss og hvordan kulturen i en virksomhet er.

– Jeg tror på at vi må kunne si fra til hverandre på en ordentlig måte. Alle er til syvende og sist ute etter å gjøre det best mulig på jobben, og vi er ofte avhengige av hverandre for å få en jobb gjort.

Les også:

– Det var et slag i magen. Jeg satt hjemme med en tre måneders baby.

– Studerer du dette nå, kan du jobbe med akkurat det du vil senere

– Det er viktig med utfordringer, og det å kjenne at det er litt skummelt

Saken ble opprinnelig publisert på Klikk.no

Mer fra ABC Nyheter
Siste fra forsiden
20:01 Leteaksjon etter savnet fiskebåt utenfor Tromsø - to funnet i sjøen19:50 Supermåne på himmelen natt til torsdag19:48 WHO-sjefen etter Trump-kritikk: – Ikke politiser dette viruset19:29 Forførerinnen, myten og sadisten: Hun ble kalt «Heksa fra Buchenwald»19:28 Tre personer til sykehus etter snøscooterulykke i Voss19:27 FHI-forsker: – Koronatiltakene har negative konsekvenser for folkehelsa19:04 Uværet har truffet Nordland med full styrke19:04 Stor kvalitetsforskjell på coronatester19:01 Seks helsevikarer i Trondheim har testet positivt for covid-1918:15 Tysk redningsbåt med 150 migranter avvist i Italia18:14 Stortinget gjenopptar normalt arbeid etter påske17:54 Pave Frans: Enkelte europeiske politikere minner om Hitler17:44 Coronaviruset har tatt 101 liv i Norge17:26 Bernie Sanders trekker seg fra presidentkampen i USA17:03 Anne Rimmen er blitt mamma til en liten jente16:24 Seks nye coronadødsfall ved sykehjem i Oslo16:22 POD-sjef Benedicte Bjørnland mistet tanten til corona: – Svært trist at Alfhilds liv skulle ende slik16:17 Eier av frisørsalong fikk forelegg på 15.000 kroner15:24 Nordmenns bruk av bankkort stupte i mars14:45 VG: Sveitsisk toppklubb byr millioner for Godset-spiller14:05 96 nye coronadødsfall i Sverige: – Hovedfokus i epidemien flytter seg13:44 Slik skal skolene og barnehagene holdes smittefrie13:38 260 innsatte løslatt fra fengsel før tiden – alle innsatte er nå på enerom13:30 To dømt for voldtekt av ung gutt13:26 Slik håndterer du corona-angsten13:12 Analyse: Norske barn har tapt kunnskap verdt rundt to milliarder kroner13:03 Lurt av falsk profil – meldte at Boris Johnson var død11:44 Solskjær om overgangsvinduet: – Kan komme en situasjon som vi kan utnytte11:16 Skytetreneren om Stina Nilsson: Ingen andre i verden gjør dette11:06 Nedbør over hele landet i påsken10:44 Trump langer ut mot Sverige – Tegnell svarer09:38 Forsker slår alarm om vektøkning blant unge jenter09:19 Johnsons tilstand stabil etter enda en natt på intensiven08:56 Haaland lovpriser Solskjær for gjennombruddet i Molde: – Jeg gir mye «kred» til ham for det08:55 Mann siktet for drap på kona i Trondheim08:10 Rakettene regner over Libyas hovedstad – stort sykehus rammet08:02 Riise og datteren til sykehus etter bilulykke07:44 Go-Ahead dropper togavganger07:30 Trump truer med å holde tilbake penger til WHO07:27 Countrylegenden John Prine er død07:05 Statsoverhoder coronasyke: – Kan bli en demokratisk utfordring06:00 Ingen valgfrihet for foreldrene når skolene åpner igjen05:59 Dette skjer i dag05:50 Dette skjedde i natt05:30 Koronakrisen: Slik rammes ulike bransjer i Norge05:30 Koronakrisen samler italienerne politisk05:17 6.010 registrerte koronatilfeller i Norge - opp 14705:00 FHI advarer mot urealistisk «nullvisjon»04:07 Tallet på koronatilfeller doblet i Kina siste døgn03:36 USAs fungerende marineminister går av etter å ha latterliggjort kaptein02:38 Lærere slitne etter tre uker med hjemmeskole02:00 Wuhan-borgerne kastet seg ut av byen etter 11 uker i isolasjon01:39 Støre varsler oppgjør om beredskapen etter virusutbruddet23:14 Utvider påbud om stans i bruk av alle dataverktøy fra Statens vegvesen22:04 Sykehuset Innlandet vedtar millionbot etter at pasient døde i 201821:53 Helsedirektoratet ville oppheve hytteforbudet tidligere21:28 Mann tiltalt for hatefulle ytringer etter å ha kalt samer for «pest»21:10 Nordmenn tar påskehandelen i Sverige tross påfølgende karantenekrav21:09 Dansk bordell fikk bot etter flere politibesøk20:35 Lørenskog-saken: Politiet tror blodspor kan gi svar20:30 Flere maskerte personer med jernstenger pågrepet i Oslo20:28 Kommunene er ikke rustet for oppheving av hytteforbudet, mener ordfører i Bykle20:12 Ekspertgruppe mener coronaviruset kan skade norsk økonomi i flere år framover19:57 Dødstallet i Frankrike har passert 10.00019:38 Sissel Kyrkjebø om da hun var 20 år: Forelsket og lykkelig19:25 Kontroll på brann i Ålesund sentrum19:23 Norske Syden-favoritter kan bli de første til å åpne19:16 Kinas «feirer» corona-seieren – gjenåpner dyremarkeder19:09 Oslo nærmer seg smittetoppen, mener Folkehelseinstituttet19:02 Solskjær forsvarer spillerne: – Enkle målskiver18:57 Nytt coronadødsfall i Stavanger18:44 Mann i 20-årene fløyet til sykehus etter trafikkulykke i Steinkjer17:24 Flere koronadødsfall i New York City enn etter 11. september-angrepet17:14 Mann fikk justert smittebot på 40.000 kroner17:11 Trumps pressetalskvinne slutter16:56 Har vært skilt i 17 år – nå er de isolert sammen16:22 Politiet har identifisert død kvinne i Trondheim16:07 Hytteforbudet oppheves15:12 Kultur- og idrettsarrangementer forbys til 15. juni15:10 Johannes Høsflot Klæbo vil tilbake på sprintlandslaget – må vente på svaret fra skiforbundet14:49 Vi er alle forvist – men ett sted kan vi møtes14:10 Mot delvis åpning av skoler og barnehager senere i april13:47 Fagdirektør i FHI mener coronagrepet må løsnes13:17 Person funnet død i fjæra i Trondheim13:14 Israel slår tilbake mot corona-påstander12:09 New Zealands helseminister sier han er en idiot12:01 Schmeichel bønnfaller Manchester United om å holde fast ved Solskjær11:58 Oslo tingrett sier nei til kravet om å utsette rivingen av Y-blokka11:19 Erna Solberg informerer om videre coronatiltak tirsdag ettermiddag10:15 Medlem av Kennedy-familien funnet omkommet08:42 Enige om krisepakke på 50 milliarder uten utbytteforbud08:29 Riise til TV 2: – Trond Fredriksen ødela motivasjonen min som fotballspiller07:57 Overvekt av svarte blant de coronadøde i USA07:39 Flytting av Paralympics endrer ikke på Skarsteins planer: – Tokyo er fortsatt det store målet07:05 Her ble norske motstandsmenn satt i britisk bur06:58 Far dømt til å betale datter 3,4 millioner etter overgrep06:25 Her er Hareides kriseprosjekter på vei og bane06:15 50 år siden det tok offisielt slutt for Beatles – nå trøster «Let It Be» på nytt i coronatiden06:00 Dette skjer i dag05:37 Dette skjedde i natt
Siste nytt
20:01NorgeLeteaksjon etter savnet fiskebåt utenfor Tromsø - to funnet i sjøen19:50NorgeSupermåne på himmelen natt til torsdag19:48VerdenWHO-sjefen etter Trump-kritikk: – Ikke politiser dette viruset19:29VerdenForførerinnen, myten og sadisten: Hun ble kalt «Heksa fra Buchenwald»19:28NorgeTre personer til sykehus etter snøscooterulykke i Voss19:27Helse og livsstilFHI-forsker: – Koronatiltakene har negative konsekvenser for folkehelsa19:04NorgeUværet har truffet Nordland med full styrke19:04NorgeStor kvalitetsforskjell på coronatester19:01NorgeSeks helsevikarer i Trondheim har testet positivt for covid-1918:15VerdenTysk redningsbåt med 150 migranter avvist i Italia18:14NorgeStortinget gjenopptar normalt arbeid etter påske17:54VerdenPave Frans: Enkelte europeiske politikere minner om Hitler17:44NorgeCoronaviruset har tatt 101 liv i Norge17:26VerdenBernie Sanders trekker seg fra presidentkampen i USA17:03NorgeAnne Rimmen er blitt mamma til en liten jente16:24NorgeSeks nye coronadødsfall ved sykehjem i Oslo16:22Helse og livsstilPOD-sjef Benedicte Bjørnland mistet tanten til corona: – Svært trist at Alfhilds liv skulle ende slik16:17NorgeEier av frisørsalong fikk forelegg på 15.000 kroner15:24ForbrukerNordmenns bruk av bankkort stupte i mars14:45SportVG: Sveitsisk toppklubb byr millioner for Godset-spiller14:05Verden96 nye coronadødsfall i Sverige: – Hovedfokus i epidemien flytter seg13:44NorgeSlik skal skolene og barnehagene holdes smittefrie13:38Norge260 innsatte løslatt fra fengsel før tiden – alle innsatte er nå på enerom13:30NorgeTo dømt for voldtekt av ung gutt13:26HelseSlik håndterer du corona-angsten13:12NorgeAnalyse: Norske barn har tapt kunnskap verdt rundt to milliarder kroner13:03VerdenLurt av falsk profil – meldte at Boris Johnson var død11:44SportSolskjær om overgangsvinduet: – Kan komme en situasjon som vi kan utnytte11:16SportSkytetreneren om Stina Nilsson: Ingen andre i verden gjør dette11:06NorgeNedbør over hele landet i påsken10:44VerdenTrump langer ut mot Sverige – Tegnell svarer09:38Helse og livsstilForsker slår alarm om vektøkning blant unge jenter09:19VerdenJohnsons tilstand stabil etter enda en natt på intensiven08:56SportHaaland lovpriser Solskjær for gjennombruddet i Molde: – Jeg gir mye «kred» til ham for det08:55NorgeMann siktet for drap på kona i Trondheim08:10VerdenRakettene regner over Libyas hovedstad – stort sykehus rammet08:02SportRiise og datteren til sykehus etter bilulykke07:44NorgeGo-Ahead dropper togavganger07:30VerdenTrump truer med å holde tilbake penger til WHO07:27KulturCountrylegenden John Prine er død07:05VerdenStatsoverhoder coronasyke: – Kan bli en demokratisk utfordring06:00NorgeIngen valgfrihet for foreldrene når skolene åpner igjen05:59NorgeDette skjer i dag05:50NorgeDette skjedde i natt05:30NorgeKoronakrisen: Slik rammes ulike bransjer i Norge05:30VerdenKoronakrisen samler italienerne politisk05:17Norge6.010 registrerte koronatilfeller i Norge - opp 14705:00NorgeFHI advarer mot urealistisk «nullvisjon»04:07VerdenTallet på koronatilfeller doblet i Kina siste døgn03:36VerdenUSAs fungerende marineminister går av etter å ha latterliggjort kaptein02:38NorgeLærere slitne etter tre uker med hjemmeskole02:00VerdenWuhan-borgerne kastet seg ut av byen etter 11 uker i isolasjon01:39NorgeStøre varsler oppgjør om beredskapen etter virusutbruddet23:14NorgeUtvider påbud om stans i bruk av alle dataverktøy fra Statens vegvesen22:04NorgeSykehuset Innlandet vedtar millionbot etter at pasient døde i 201821:53NorgeHelsedirektoratet ville oppheve hytteforbudet tidligere21:28NorgeMann tiltalt for hatefulle ytringer etter å ha kalt samer for «pest»21:10NorgeNordmenn tar påskehandelen i Sverige tross påfølgende karantenekrav21:09VerdenDansk bordell fikk bot etter flere politibesøk20:35NorgeLørenskog-saken: Politiet tror blodspor kan gi svar20:30NorgeFlere maskerte personer med jernstenger pågrepet i Oslo20:28NorgeKommunene er ikke rustet for oppheving av hytteforbudet, mener ordfører i Bykle20:12PengerEkspertgruppe mener coronaviruset kan skade norsk økonomi i flere år framover19:57VerdenDødstallet i Frankrike har passert 10.00019:38KulturSissel Kyrkjebø om da hun var 20 år: Forelsket og lykkelig19:25NorgeKontroll på brann i Ålesund sentrum19:23ReiseNorske Syden-favoritter kan bli de første til å åpne19:16VerdenKinas «feirer» corona-seieren – gjenåpner dyremarkeder19:09NorgeOslo nærmer seg smittetoppen, mener Folkehelseinstituttet19:02SportSolskjær forsvarer spillerne: – Enkle målskiver18:57NorgeNytt coronadødsfall i Stavanger18:44NorgeMann i 20-årene fløyet til sykehus etter trafikkulykke i Steinkjer17:24VerdenFlere koronadødsfall i New York City enn etter 11. september-angrepet17:14NorgeMann fikk justert smittebot på 40.000 kroner17:11VerdenTrumps pressetalskvinne slutter16:56KulturHar vært skilt i 17 år – nå er de isolert sammen16:22NorgePolitiet har identifisert død kvinne i Trondheim16:07NorgeHytteforbudet oppheves15:12NorgeKultur- og idrettsarrangementer forbys til 15. juni15:10SportJohannes Høsflot Klæbo vil tilbake på sprintlandslaget – må vente på svaret fra skiforbundet14:49Helse og livsstilVi er alle forvist – men ett sted kan vi møtes14:10NorgeMot delvis åpning av skoler og barnehager senere i april13:47NorgeFagdirektør i FHI mener coronagrepet må løsnes13:17NorgePerson funnet død i fjæra i Trondheim13:14VerdenIsrael slår tilbake mot corona-påstander12:09VerdenNew Zealands helseminister sier han er en idiot12:01SportSchmeichel bønnfaller Manchester United om å holde fast ved Solskjær11:58NorgeOslo tingrett sier nei til kravet om å utsette rivingen av Y-blokka11:19NorgeErna Solberg informerer om videre coronatiltak tirsdag ettermiddag10:15VerdenMedlem av Kennedy-familien funnet omkommet08:42PengerEnige om krisepakke på 50 milliarder uten utbytteforbud08:29SportRiise til TV 2: – Trond Fredriksen ødela motivasjonen min som fotballspiller07:57VerdenOvervekt av svarte blant de coronadøde i USA07:39SportFlytting av Paralympics endrer ikke på Skarsteins planer: – Tokyo er fortsatt det store målet07:05VerdenHer ble norske motstandsmenn satt i britisk bur06:58NorgeFar dømt til å betale datter 3,4 millioner etter overgrep06:25NorgeHer er Hareides kriseprosjekter på vei og bane06:15Kultur50 år siden det tok offisielt slutt for Beatles – nå trøster «Let It Be» på nytt i coronatiden06:00NorgeDette skjer i dag05:37NorgeDette skjedde i natt

Velkommen til debatt

ABC Nyheter ønsker velkommen til debatt om det meste. Men vi krever at du er saklig og viser respekt for menneskene sakene handler om og dine meddebattanter. Regler for kommentering finner du her.

Tor Strand, redaktør.

comments powered by Disqus